Para que puedas planificar un proyecto debes tener en cuenta una serie de pasos que apunten a cumplir tus objetivos.
PASO 1: LLUVIA DE IDEAS / BRAINSTORMING
El primer paso en el proceso de planificación es la lluvia de ideas. Este paso consiste en escribir en una hoja todas las ideas que te vienen a la cabeza en cuanto al proyecto que quieres realizar. Es un proceso creativo que se basa en escribir las ideas que van surgiendo sin importar el orden ni la secuencia de aparición. Todas las ideas aisladas deben ser anotadas en cualquier parte de la hoja para luego, en los siguientes pasos agruparlas y empezar a trabajar con ellas.
Cuando comienzas el proceso de brainstorming o lluvia de ideas es importante que te preguntes ¿A qué apunta este proyecto y qué problemas va a resolver? Necesitas ser lo más especifica posible en este punto y sobre todo pensar en el qué, cómo, quién, cuándo, cuánto y en el por qué del problema para que puedas abordarlo desde distintos puntos de vista.
Debes prestar atención al resultado final que deseas obtener para así saber cómo lo vas a dirigir. Enfócate en lo que quieres que pase y cómo quieres que pase. Expende tu mente y piensa en los resultados que quieres tener. No tengas miedo de soñar en grande.
Comienza a escribir todas las ideas que llegan a tu cabeza sin importar cuán grandes o pequeñas te parezcan. En este punto no interesa si las ideas son correctas o no. Todo debe ser anotado para un posible futuro uso. Te sugiero anotar en post it, en sticky notes o en un anotador ya que esto te ayudará a que organices tus pensamientos en los pasos posteriores.
Nunca es demasiado temprano para anticipar soluciones y traer ideas nuevas sobre cómo quedará el proyecto una vez finalizado. Cuanto más tiempo pases trabajando en el brainstorming, mejores serán las ideas que obtendrás y más preparada estarás para planificar un proyecto.
PASO 2: ORGANIZA TU PLANES Y TUS IDEAS
Una vez que hayas pasado suficiente tiempo en el brainstorming, debes empezar a trabajar en la organización de todas esas ideas. Si usaste anotadores o sticky notes tal como lo sugerí en el paso anterior, este proceso será más fácil. De todas maneras, pueden seguir surgiendo ideas en el proceso de panificación.
Despliega todo el material frente a ti. Literalmente pon sobre la mesa todas las anotaciones que hayas hecho y mira detenidamente toda la información que tienes delante de ti.
Una vez que hayas revisado todas tus ideas escritas, empezarás a ver que hay ideas en común o que puedes asociar dándoles una jerarquía. Entre ellas verás algunas ideas que te gustan más que otras. Empieza el proceso de organización agrupando las ideas en orden lógico y secuencial. Si ves que hay espacios de información que faltan, toma un papel y anota lo que necesitas para tener cada idea completa.
Para planificar un proyecto es muy importante que durante este proceso no descartes ninguna idea. Aunque parezca que no sirva o que no es útil, puede servirte más adelante o puede ayudarte en algún otro proyecto. Además, analizar todas las ideas te ayudará a filtrar y a encaminar tu proyecto hacia la dirección que le quieras dar.
Tip: Dale a tus ideas un tiempo para ser procesadas.
Tanto la planificación de un proyecto como la organización de ideas no deberían formar parte de algo que tomes a la ligera. Los pensamientos y los conceptos en los que estás trabajando necesitan tiempo para ser procesados y elaborados en tu mente. Incluso después de que las ideas hayan sido organizadas y jerarquizadas, aún no sabes que otra inspiración adicional puede surgir de ellas. Es por eso que necesitas darle tiempo a tus ideas para que crezcan y maduren.
¿Cuánto tiempo debo darles a las ideas antes de descartarlas?
En mi experiencia personal cuando me siento cómoda y a gusto con las ideas que van surgiendo las incorporo como parte del proceso de planificación. Aquellas que no se suman al orden natural del proceso de planificación las descarto. Cuando junto todas las ideas y naturalmente se acomodan en un orden lógico, eso me indica que son las indicadas para mi proyecto. Si no se ajustan al orden, a la jerarquía o no le proporcionan sentido y explicación al proyecto, entonces simplemente las descarto.
PASO 3: PLANIFICACIÓN
Una vez que tus ideas están organizadas y siguen un orden lógico, entonces puedes proceder con la etapa de planificación.
Cuando tienes los conceptos delante de ti, necesitas convertirlos en objetivos realizables. Después de todo, la planificación de un proyecto no es nada si no hay acción que acompañe a tus ideas.
Anota los objetivos y procedimientos de tu proyecto en una carpeta dedicada sólo para eso. Prepara una carpeta que reúna toda la información que necesitas anotar y los registros que debes seguir para avanzar.
Asegúrate de darle un tiempo de finalización a cada tarea. Es importante planificar para cuándo quieres tener ciertas tareas realizadas. Eso agilizará la ejecución de tu proyecto y evitará estancamientos o retrasos cada vez que debas planificar un proyecto.
En muchas oportunidades necesitarás recursos y materiales que no tienes y debes conseguir de otras fuentes. Anota y lleva un registro de todos los lugares a los que debes recurrir para que tu proyecto avance con mayor facilidad.
PASO 4: IMPLEMENTACIÓN
Una vez que tu proyecto, con sus correspondientes objetivos está planificado y organizado será más fácil para ti ponerte a trabajar en los procedimientos y en las tareas.
Usa una agenda para anotar las tareas mensuales y divídelas por semanas para que te sea más fácil cumplirlas. Cuanto más dividida en pequeñas actividades esté cada tarea, más fácil será trabajar en ella. Anota el objetivo que tienes que alcanzar cada mes y los procedimientos que vas a realizar a diario para llevar adelante ese objetivo y tenerlo cumplido para la fecha estipulada. Tener objetivos diarios ayudará a enfocarte en una tarea y dedicarte por completo a ella sin distracciones.
Una vez que hayas incorporado estos pasos para plannificar un proyecto verás como puedes llevar tu productividad al próximo nivel y sacar lo mejor de ti en cada proyecto que decidas emprender.
¿Quieres aprender a organizarte y maximizar tu productividad?
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