Tanto a mis hijos, como a mi esposo y a mí nos encanta recibir invitados en casa. Organizar fiestas y eventos para la familia y para nuestro amigos es algo muy divertido. Pero para que todos podamos pasarlo bien necesito planificar el tipo de evento que vamos a tener con tiempo para así poder ocuparme de cada detalle.
Durante los años que he estado preparando y organizando nuestros eventos he aprendido algunos tips y secretos a los cuales prestarle más atención.
Hoy quiero compartir contigo mis tips para que puedas organizar tu fiesta o evento sin morir en el intento.
La clave es planificar con tiempo
Estos tips que comparto son para que planifiques tu evento con tiempo y asi poder disfrutatr del dia de la fiesta de manera relajada con tus invitados sin tener que pensar en todos los detalles.
- Haz una lista de todos tus invitados. Pídele a cada uno de ellos que confirme su asistencia lo antes posible. Dependiendo del número de invitados que asistirán podrás evaluar el lugar en donde se desarrollará la fiesta y el menú que vas a preparar.
2. Elabora un presupuesto. Presupuesta cada detalle del evento. En lo posible, separa el dinero con varias semanas o meses de anticipación, dependiendo de la clase de evento que harás.
3. Planifica las fotos y videos del evento con tiempo. Si quieres tener un recuerdo divertido y a la vez emotivo de la fiesta delega la responsabilidad de tomar fotos a alguien más. Puede ser alguien de tu familia o un fotógrafo profesional. Asegúrate de ser clara en cuanto a tus expectativas cuando hables con la persona que va a estar a cargo de las fotos y los videos. Pídele que tome fotos de distintos momentos compartidos en el eventos y de las personas invitadas. Que sean fotos naturales tomadas en plena conversación, o durante los juegos o la cena. Lo importante es que además de las típicas fotos en las que todos salen sonriendo y posando, también haya fotos casuales tomadas de manera imprevista. Te aseguro que eso creará recuerdos imborrables del día de tu fiesta.
4. Si la fiesta se va a realizar en un mes del año donde hay varios eventos a los cuales tus invitados deben asistir (como por ejemplo, fiestas de fin de año, graduaciones, navidad, etc.), considera enviar un aviso previo a los invitados para que reserven la fecha de tu evento y no se comprometan con ningún otro ese mismo día. Puedes enviar el aviso a tus grupos de amigos por Facebook, Whatsapp o incluso por teléfono. Lo ideal es enviarlo entre 40 y 60 días previos a la fecha del evento. Cuando se acerque la fecha prevista, envías la invitación formal para recordarle a cada invitado la fecha, hora y lugar de la fiesta o reunión.
5. Si contratas un servicio de catering para tu evento recuerda hacerlo con tiempo, especialmente si el evento se va a realizar en días de mucha demanda de servicios.
6. Si vas a serivr la comida al estilo buffet, te recomiendo también preparar todo con tiempo. Limpia las mesas o mesadas en donde dispondrás la comida unos días antes. Prepara las mesas, ubica los platos y las servilletas. Pon los cubiertos necesarios para servir cada plato. Considera anotar en un papel pequeño lo que se va a servir en cada fuente. Esto te ayudará a que corrobores si tienes todo lo necesario. Si necesitas pedir prestado algún utensilio o algún plato especial para servir la comida, tendrás bastante tiempo para hacerlo. Nada mas incómodo que no tener la suficiente cantidad de elementos para servir el día de la fiesta.
7. Cuando pienses en la torta, considera algo sencillo y simple. Con gustos y sabores que sean comunes a la mayoría de tus invitados. Evita las cremas con sabores fuertes y las frutas como relleno.
8. Ubica varios botes de basura en lugares de fácil acceso para que puedan tirar la basura, bolsas y plásticos vacíos. Pon bolsas extras en el fondo de cada bote o tacho. Cuando una bolsa se llena, se cierra, se la saca del bote y se la puede reemplazar rápidantente por otra. Cualquiera lo puede hacer ya que las bolsas que serán usadas quedarán a la vista cuando se saque la bolsa llena de basura del bote.
9. Si tu fiesta está programada para el invierno o meses de frío, tus invitados llegarán con abrigos. Designa un lugar específico para que puedan dejarlos.
10. En el baño: Pon toallas de papel para secarse las manos. Esto evitará que los invitados tengan que usar siempre la misma toalla para secarse. Desues de que varias personas usen la misma toalla ésta quedará mojada y dará un mal aspecto.
Usa un dispenser con jabón líquido, es mucho más higiénico para los invitados y de esta manera evitarás que todos usen el mismo jabón.
Pon una canasta con varios rollos de papel higienico al lado del inodoro. Si tienes muchos invitados el baño se usara con mucha frecuencia.
El día de la fiesta es bastante caótico. Evita tener sobresaltos y estresarte a último momento. Planifica con tiempo cada detalle y dedica el día de la fiestar a disfrutar con tus invitados de un momento único.
No dejes todo para el último día.
Las horas previas a la fiesta son para arreglar los últimos detalles y para alistarte.
Nada hará sentir mejor a tus invitados que un lugar preparado con tiempo y unos anfitriones relajados y contentos esperando por ellos.
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